Dziennik budowy i książka obiektu budowlanego

Książka obiektu budowlanego jako dokument

Książka obiektu budowlanego jest dokumentem przeznaczonym do dokonywania wpisów w zakresie:

1. informacji o obiekcie budowlanym,
2. imienia i nazwiska albo nazwy, adresu zamieszkania lub siedziby oraz e-maila właściciela lub zarządcy,
3. kontroli, o których mowa w art. 62 ust. 1 ustawy Prawo budowlane,
4. ekspertyz i opinii technicznych dotyczących obiektu budowlanego oraz imion i nazwisk osób, przez które zostały sporządzone,
5. przeglądów technicznych, konserwacji oraz napraw urządzeń przeciwpożarowych, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej, oraz imion i nazwisk osób, które dokonały tych czynności,
6. robót budowlanych związanych z obiektem budowlanym, a wykonywanych po oddaniu do użytkowania,
7. katastrof budowlanych dotyczących obiektu budowlanego,
8. decyzji, postanowień, zaświadczeń i innych dokumentów wydanych przez organy administracji publicznej, dotyczących obiektu budowlanego.

Czytaj też: Praktyka stosowania robót budowlanych w ramach umowy koncesji

Zgodnie z art. 60a Prawa budowlanego obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego nie obejmuje:
1) budynków:

a) mieszkalnych jednorodzinnych,
b) garażowych i gospodarczych w zabudowie jednorodzinnej,

2) obiektów budowlanych:

a) budownictwa zagrodowego i letniskowego,
b) wymienionych w art. 29 ust. 1 i 2 Prawa budowlanego z wyłączeniem sieci gazowych,

3) dróg lub obiektów mostowych, dla których jest prowadzona książka drogi lub książka obiektu mostowego na podstawie przepisów o drogach publicznych.

Zgodnie z art. 60f Prawa budowlanego, wpisu w książce obiektu budowlanego dokonuje się w terminie maksymalnie siedmiu dni od dnia zaistnienia okoliczności, której wpis dotyczy. W terminie miesiąca od dnia zakończenia rozbiórki obiektu budowlanego jego właściciel lub zarządca jest obowiązany zamknąć prowadzoną za pomocą systemu EKOB książkę obiektu budowlanego (art. 60g Prawa budowlanego). Czynność ta ma istotny wpływ na długość przetwarzania danych w systemie EKOB.

Przykład praktyczny 1

Pytanie:
Kto zobowiązany jest do zakładania książki obiektu budowlanego?

Odpowiedź:
Zgodnie z art. 60c Prawa budowanego, książkę obiektu budowlanego zakłada właściciel lub zarządca obiektu budowlanego w terminie 30 dni od dnia:
1. doręczenia decyzji o pozwoleniu na użytkowanie – w przypadku obiektu budowlanego, do którego użytkowania jest wymagana decyzja o pozwoleniu na użytkowanie,
2. upływu terminu na zgłoszenie, w drodze decyzji, przez organ nadzoru budowlanego sprzeciwu do zawiadomienia o zakończeniu budowy albo doręczenia zaświadczenia organu nadzoru budowlanego o braku podstaw do wniesienia sprzeciwu – w przypadku obiektu budowlanego, do użytkowania którego jest wymagane zawiadomienie o zakończeniu budowy,
3. dokonania zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części, jeżeli w wyniku tej zmiany obiekt budowlany niewymagający wcześniej założenia książki obiektu budowlanego stał się obiektem budowlanym, dla którego należy prowadzić książkę obiektu budowlanego. Właściciel lub zarządca obiektu budowlanego wskazuje w książce obiektu budowlanego osobę fizyczną do prowadzenia tej książki.

Uwaga:
Za prowadzenie książki obiektu budowlanego odpowiada wskazana w tej książce osoba fizyczna. Książka obiektu budowlanego ułatwia poruszanie się w przestrzeni publicznej pomiędzy urzędnikiem a prowadzącym inwestycję budowlaną. Sprawia, że książka posiada konkretnego jej autora wskazanego przez inwestora.

Książka obiektu budowlanego i jej prowadzenie w praktyce

Książkę obiektu budowlanego oraz kolejne tomy książki obiektu budowlanego prowadzi się w sposób usystematyzowany, tak aby składały się:
1) ze strony tytułowej;
2) z tablicy nr I – Informacje o obiekcie budowlanym,
3) z tablicy nr II – Dane właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego,
4) z tablicy nr III – Przeprowadzone kontrole, o których mowa w art. 62 ust. 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane,
5) z tablicy nr IV – Ekspertyzy i opinie techniczne,
6) z tablicy nr V – Przeglądy techniczne, konserwacja oraz naprawy urządzeń przeciwpożarowych,
7) z tablicy nr VI – Roboty budowlane związane z obiektem budowlanym wykonywane po oddaniu do użytkowania,
8) z tablicy nr VII – Katastrofy budowlane dotyczące obiektu budowlanego,
9) z tablicy nr VIII – Decyzje, postanowienia, zaświadczenia i inne dokumenty wydane przez organy administracji publicznej, dotyczące obiektu budowlanego.

Strona tytułowa

Na stronie tytułowej książki obiektu budowlanego oraz kolejnych tomów książki obiektu budowlanego zamieszczać należy:
1. rodzaj obiektu budowlanego,
2. adres obiektu budowlanego,
3. datę założenia książki obiektu budowlanego.

W przypadku książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej na stronie tytułowej zamieszcza się również indywidualny numer książki obiektu budowlanego nadawany przez system c-KOB.

W przypadku książki obiektu budowlanego w postaci papierowej na stronie tytułowej zamieszcza się również:
1) numer tomu,
2) liczbę stron.

Tablica I

W tablicy nr I zamieszcza się:
1. rodzaj obiektu budowlanego,
2. funkcję obiektu budowlanego,
3. rok oddania obiektu budowlanego do użytkowania,
4. charakterystyczne parametry techniczne obiektu budowlanego, w szczególności: informacje o powierzchni zabudowy budynku, powierzchni dachu budowli, wysokości, kubaturze, liczbie kondygnacji nadziemnych i podziemnych, liczbie lokali mieszkalnych budynku mieszkalnego wielorodzinnego, rodzaju konstrukcji nośnej oraz o występowaniu w obiekcie wyrobów zawierających azbest,
5. informację o wyposażeniu obiektu budowlanego w instalacje i urządzenia,
6. informacje o wymaganych kontrolach okresowych,
7. plan sytuacyjny obiektu budowlanego,
8. lokalizację obiektu budowlanego, a w przypadku książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej również oznaczenie obiektu na mapie,
9. nazwę właściwego organu nadzoru budowlanego.

Tablica II

W tablicy nr II zamieszcza się:
1) dane dotyczące właściciela obiektu budowlanego:

a) imię i nazwisko lub nazwę,
b) adres zamieszkania lub siedziby,
c) e-mail,

2) dane dotyczące zarządcy obiektu budowlanego, jeżeli występuje:

a) imię i nazwisko lub nazwę,
b) adres zamieszkania lub siedziby,
c) e-mail,

3) dane dotyczące osoby fizycznej upoważnionej do prowadzenia książki obiektu budowlanego:

a) imię i nazwisko,
b) adres zamieszkania,
c) e-mail.

Tablica III

W tablicy nr III zamieszcza się:
1) datę przeprowadzenia kontroli,
2) imię i nazwisko osoby przeprowadzającej kontrolę,
3) informacje o numerze, rodzaju i zakresie posiadanych uprawnień budowlanych albo innych uprawnień dających podstawę do przeprowadzania kontroli,
4) zakres kontroli,
5) ustalenia dokonane w zakresie kontroli,
6) informację, czy zostały stwierdzone nieprawidłowości,
7) informację, czy stwierdzone nieprawidłowości stanowiły uszkodzenia lub braki, które mogłyby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia ludzi, bezpieczeństwa mienia lub środowiska, a w szczególności katastrofę budowlaną, pożar, wybuch, porażenie prądem elektrycznym albo zatrucie gazem,
8) zalecenia wskazujące czynności mające na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości wraz z terminem ich wykonania, jeżeli zostały stwierdzone nieprawidłowości,
9) informacje, czy kontrola dotyczyła budynku o powierzchni zabudowy przekraczającej 2000 m2 albo innego obiektu budowlanego o powierzchni dachu przekraczającej 1000 m2,
10) metody i środki użytkowania elementów obiektu budowlanego narażonych na szkodliwe działanie wpływów atmosferycznych i niszczące działanie innych czynników, w przypadku kontroli tych elementów,
11) zakres niewykonanych zaleceń określonych w protokołach z poprzednich kontroli.

Tablica IV

W tablicy nr IV zamieszcza się:
1) datę sporządzenia ekspertyzy lub opinii technicznej;
2) imię i nazwisko osoby, która sporządziła ekspertyzę lub opinię techniczną;
3) informacje o przyczynach zlecenia opracowania oraz cel, dla którego została opracowana ekspertyza lub opinia techniczna;
4) wnioski wynikające z ekspertyzy lub opinii technicznej;
5) sposób wykorzystania ekspertyzy lub opinii technicznej.

Tablica V

W tablicy nr V zamieszcza się:
1) datę i zakres przeprowadzonych przeglądu technicznego, konserwacji lub naprawy urządzeń przeciwpożarowych,
2) imię i nazwisko osoby, która dokonała przeglądu technicznego, konserwacji lub naprawy urządzeń przeciwpożarowych,
3) wnioski z dokonanych przeglądu technicznego, konserwacji lub naprawy urządzeń przeciwpożarowych.

Tablica VI

W tablicy nr VI zamieszcza się:
1) datę rozpoczęcia i zakończenia robót budowlanych,
2) zakres wykonanych robót budowlanych,
3) dane identyfikujące protokół kontroli, jeżeli wykonanie robót budowlanych stanowiło zalecenie z tej kontroli.

Tablica VII

W tablicy nr VII zamieszcza się:
1) datę katastrofy budowlanej,
2) zakres katastrofy budowlanej,
3) ustalone przyczyny katastrofy budowlanej.

Tablica VIII

W tablicy nr VIII zamieszcza się:
1) oznaczenie organu administracji publicznej,
2) datę wydania decyzji, postanowienia, zaświadczenia lub innego dokumentu,
3) informacje dotyczące rodzaju i treści wydanych decyzji, postanowienia, zaświadczenia lub innego dokumentu.

Przykład praktyczny 2

Pytanie
Jak należy prowadzić książkę obiektu budowlanego w postaci papierowej?

Odpowiedź:
Zgodnie z § 12 Rozporządzenia, książkę obiektu budowlanego w postaci papierowej prowadzi się na ponumerowanych stronach w formacie A4 w taki sposób, aby książka obiektu budowlanego była chroniona przed usunięciem lub wymianą stron. W przypadku braku miejsca w odpowiedniej tablicy na dokonanie kolejnego wpisu w książce obiektu budowlanego w postaci papierowej zakłada się kolejny tom książki obiektu budowlanego w postaci papierowej albo książkę obiektu budowlanego w postaci elektronicznej. W przypadku założenia kolejnego tomu książki obiektu budowlanego w postaci papierowej albo książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej w poszczególnych tablicach dotychczas prowadzonej książki, w których pozostało miejsce na dokonanie nowych wpisów, sporządza się adnotacje o kontynuacji wpisów w kolejnym tomie albo w książce obiektu budowlanego w postaci elektronicznej.

Uwaga:
Do książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej mogą być załączane dokumenty w postaci elektronicznej. Książka obiektu budowlanego w postaci elektronicznej od momentu jej założenia do zamknięcia posiada w systemie c-KOB status „otwarta”. Książka obiektu budowlanego w postaci elektronicznej od momentu jej zamknięcia posiada w systemie c-KOB status „zakończona”.

Wpisy w książce obiektu budowlanewgo

Wpisy w książce obiektu budowlanego w poszczególnych tablicach zamieszcza się w porządku chronologicznym, w sposób uniemożliwiający dokonanie uzupełnień.
Jeżeli wpis w książce obiektu budowlanego zawiera dane identyfikujące:

1) zdarzenie, które to dane są objęte klauzulą tajności, wpis ogranicza się do wskazania tej okoliczności i dokumentu, z których wynika objęcie tych danych klauzulą tajności;
2) dokument będący przedmiotem wpisu, który jest objęty klauzulą tajności albo zawiera informacje objęte klauzulą tajności, we wpisie wskazuje się na tę okoliczność.

W razie konieczności wprowadzenia poprawek do dokonanych już wpisów należy dokonać kolejnego wpisu przez wprowadzenie właściwej treści z uzasadnieniem wprowadzonej zmiany.

W razie konieczności wprowadzenia poprawek do dokonanych już wpisów w książce obiektu budowlanego w postaci papierowej dopuszcza się skreślenie niewłaściwego tekstu w sposób umożliwiający jego odczytanie i wprowadzenie właściwej treści, z uzasadnieniem wprowadzonej zmiany. Osoba dokonująca poprawki zamieszcza także swoje imię i nazwisko oraz datę dokonania tej czynności i czytelny podpis. Wpisów w książce obiektu budowlanego dokonuje się w sposób trwały i czytelny.

Każdy wpis jest opatrzony:
1) datą,
2) imieniem i nazwiskiem osoby dokonującej wpisu,
3) czytelnym podpisem osoby dokonującej wpisu w książce obiektu budowlanego w postaci papierowej lub systemowym potwierdzeniem tożsamości w książce obiektu budowlanego w postaci elektronicznej.

Wpisów i aktualizacji danych zgromadzonych w książce obiektu budowlanego w postaci elektronicznej można dokonywać wyłącznie w książkach o statusie „otwarta”.

Uwierzytelnianie i autoryzacja w systemie C-KOB

Dostęp do systemu c-KOB wymaga prawidłowego przeprowadzenia procesów:
1) uwierzytelnienia użytkownika konta po dokonaniu jego identyfikacji oraz
2) autoryzacji użytkownika konta.

Uwierzytelnienie polega na potwierdzeniu deklarowanej tożsamości użytkownika konta w:
1) systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej, lub
2) systemie c-KOB – w przypadku pracowników organów nadzoru budowlanego oraz innych organów lub służb uprawnionych do kontroli przestrzegania przepisów w zakresie utrzymania obiektów budowlanych lub do prowadzenia działań ratowniczych.

Identyfikacja i zapewnienie w systemie C-KOB

Identyfikacja jest realizowana:
1) przy użyciu środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego lub
2) przy użyciu środka identyfikacji elektronicznej wydanego w wewnętrznym systemie identyfikacji elektronicznej systemu c-KOB zapewniającym obsługę procesu uwierzytelniania – w przypadku pracowników organów nadzoru budowlanego oraz innych organów lub służb uprawnionych do kontroli przestrzegania przepisów w zakresie utrzymania obiektów budowlanych lub do prowadzenia działań ratowniczych.

Autoryzacja następuje po poprawnym uwierzytelnieniu użytkownika i polega na przydzieleniu prawa dostępu do systemu c-KOB.

W systemie C-KOB zapewnienie dotyczy:
1) możliwości wprowadzania danych w systemie c-KOB, w szczególności dokonywania wpisów w książce obiektu budowlanego w postaci elektronicznej, oraz
2) praw dostępu do systemu c-KOB- następuje w procesie autoryzacji na podstawie przydzielonych uprawnień. Uwierzytelnienie użytkownika konta w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego lub w systemie c-KOB zapewnia systemowe potwierdzanie tożsamości przy dokonywaniu wpisów w książce obiektu budowlanego w postaci elektronicznej.

Dziennik budowy w praktyce

O wydanie dziennika budowy występuje inwestor. Organem właściwym do wydania dziennika budowy jest:
1) organ administracji architektoniczno-budowlanej;
2) organ nadzoru budowlanego – w przypadku robót budowlanych objętych decyzją o:

a) legalizacji budowy, o której mowa w art. 49 ust. 4 Prawa budowlanego,
b) pozwoleniu na wznowienie robót budowlanych, o której mowa w art. 51 ust. 4 Prawa budowlanego.

Wystąpienie o wydanie dziennika budowy prowadzonego w postaci elektronicznej następuje w systemie EDB.

Przykład praktyczny 3

Pytanie:
Czym jest dziennik budowy w praktyce urzędowej?

Odpowiedź:
Mając na uwadze przepis art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane przyjąć należy, że dziennik budowy, jako urzędowy dokument przebiegu robót budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania robót, stanowi informację publiczną, albowiem dotyczy robót budowlanych związanych z wykonywaniem przez organ zadań publicznych. Dokumentacja zaś procesu budowlanego obiektu, który był finansowany przez organ jako jego właściciela, zawiera informacje niezbędne z punktu widzenia funkcjonowania tego obiektu, a więc zawiera informacje o sposobie realizacji zadań gminy w zakresie powierzonych prawem zadań.

Dokumentacja procesu budowlanego jest również informacją o działalności organów nadzoru budowlanego, w zakresie, w jakim wykonują one zadania władzy publicznej. Możliwie szeroka dostępność do danych i dokumentów przechowywanych w instytucjach publicznych jest traktowana jako jedna z istotnych gwarancji transparentności funkcjonowania instytucji publicznych. Gwarancje prawa dostępu do informacji mają przyczyniać się do pełnego informowania społeczeństwa o wszystkim, co dotyczy życia publicznego.

Występując o wydanie dziennika budowy, należy podać:

1) imię i nazwisko lub nazwę inwestora;
2) dane dotyczące decyzji uprawniającej do wykonywania robót budowlanych albo zgłoszenia:

a) organ wydający decyzję albo przyjmujący zgłoszenie,
b) datę wydania decyzji albo dokonania zgłoszenia,
c) numer decyzji lub znak sprawy – w przypadku decyzji uprawniającej do wykonywania robót budowlanych,

3) e-mail – w przypadku wystąpienia o wydanie dziennika budowy w postaci elektronicznej.

Organ właściwy do wydania dziennika budowy wydaje inwestorowi dziennik budowy w terminie trzech dni roboczych, ale nie wcześniej niż przed dniem, w którym:
1) wykonalna stała się decyzja o:

a) pozwoleniu na budowę lub rozbiórkę,
b) legalizacji budowy, o której mowa w art. 49 ust. 4 Prawa budowlanego,
c) pozwoleniu na wznowienie robót budowlanych, o której mowa w art. 51 ust. 4 Prawa budowlanego,

2) inwestor nabył prawo do wykonywania robót budowlanych na podstawie zgłoszenia.

Zgodnie z art. 42 ust. 4 Prawa budowlanego przy prowadzeniu robót budowlanych, do kierowania którymi jest wymagane przygotowanie zawodowe w specjalności techniczno-budowlanej innej niż posiada kierownik budowy, inwestor jest obowiązany zapewnić ustanowienie kierownika robót w danej specjalności. Przepis ten oznacza, że jeżeli kierownik budowy posiada wymagane przygotowanie zawodowe w danej specjalności, inwestor nie ma obowiązku ustanawiać kierownika robót dla tej branży, gdyż wówczas obowiązki związane z kierowaniem robotami w danej branży może wykonywać kierownik budowy. W takiej sytuacji osoba pełniąca funkcje kierownika budowy, obok zadań przypisanych tej funkcji, wykonuje obowiązki, które wykonywałaby osoba sprawująca funkcję kierownika robót w danej branży. Kierowanie robotami w danej branży może zatem nastąpić w ramach funkcji kierownika budowy, który w tej sytuacji jednocześnie wykonuje obowiązki przypisane kierownikowi robót danej branży albo przez kierownika robót tej branży, który obowiązki swoje wykonuje w ramach odrębnej funkcji. Przepis ten nie wyłącza możliwości powołania kierowników robót posiadających uprawnienia w branży tożsamej z kierownikiem budowy.

Wydanie dziennika budowy następuje przez:
1) ostemplowanie przedłożonego przez inwestora dziennika budowy prowadzonego w postaci papierowej albo
2) zapewnienie dostępu w systemie EDB do dziennika budowy prowadzonego w postaci elektronicznej.

Każdemu wydawanemu dziennikowi budowy prowadzonemu w postaci elektronicznej nadaje się w systemie EDB indywidualny numer.

Jeżeli dziennik budowy jest prowadzony w postaci elektronicznej, w przypadku wydania decyzji o przeniesieniu:

1) decyzji o pozwoleniu na budowę,
2) decyzji o pozwoleniu na wznowienie robót budowlanych, o której mowa w art. 51 ust. 4,
3) praw i obowiązków wynikających ze zgłoszenia, wobec którego organ nie wniósł sprzeciwu – organ właściwy do wydania dziennika budowy zapewnia nowemu inwestorowi dostęp do tego dziennika w systemie EDB oraz pozbawia dotychczasowego inwestora tego dostępu w terminie trzech dni roboczych od dnia, w którym decyzja o przeniesieniu stała się wykonalna.

Bezczynność organu administracji publicznej zachodzi wówczas, gdy w prawnie określonym terminie wymieniony organ nie podejmie żadnych czynności w sprawie lub gdy wprawdzie prowadził postępowanie w sprawie, jednak mimo istnienia ustawowego obowiązku, nie zakończył go wydaniem stosownego aktu lub nie podjął czynności. Przedmiotem sądowej kontroli w sprawie ze skargi na bezczynność nie jest zatem określony akt lub czynność organu administracji, lecz ich brak w sytuacji, gdy organ miał obowiązek podjąć działanie w danej formie i w określonym przez prawo terminie.

Podstawa prawna:

1. Ustawa Prawo budowlane (t.j. DzU z 2023 r., poz. 682 ze zm.).
2. Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 15 grudnia 2022 r. w sprawie książki obiektu budowlanego oraz systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego z dnia 15 grudnia 2022 r. (t.j. DzU z 2022 r., poz. 2778).